POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Assurance Liberty Mutual Canada (« Liberty ») offre une vaste gamme de produits et de services d’assurance des entreprises aux entreprises canadiennes.

Les principes énoncés dans la présente politique de protection des renseignements personnels guident nos employés dans la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels.

Renseignements personnels

Le terme « renseignements personnels » désigne l’information concernant un individu identifiable. Ceci comprend les renseignements permettant d’identifier un individu, comme sa date de naissance, son adresse personnelle, son numéro de téléphone, sa situation familiale, ses dossiers médicaux et de santé, ses biens et revenus personnels, son dossier de conduite et ses antécédents en matière d’assurance et de sinistres. Nous recueillons ces renseignements uniquement dans la mesure nécessaire et aux fins décrites ci-dessous, y compris afin de vous fournir les produits d’assurance dont vous avez besoin.

Lorsqu’un visiteur consulte notre site Web, certains renseignements sont automatiquement recueillis et enregistrés dans le fichier journal du serveur : adresse IP, information sur l’appareil utilisé pour consulter le site (type et version du navigateur, type et version du système d’exploitation, type et version des périphériques, etc.), pages référentes, pages de sortie, données d’horodatage (dates et heures) et données de parcours y compris la première page consultée, puis celles consultées par la suite, les mots clés, les moteurs de recherche utilisés par une personne pour consulter notre site Web et pour y revenir, la langue de préférence, le fuseau horaire et le navigateur. Ces renseignements sont utilisés pour administrer notre site Web, diagnostiquer et résoudre des problèmes techniques, et assurer la sécurité de nos environnements. Nous utilisons aussi parfois les renseignements du fichier journal à d’autres fins visant l’exploitation et l’amélioration de notre site Web.

Objectifs de la collecte et du traitement des renseignements personnels

Nous faisons la collecte, l’utilisation et parfois la communication de renseignements personnels aux fins suivantes :

  • comprendre les besoins de nos clients en matière d’assurance
  • évaluer des propositions d’assurance et faire souscrire des contrats d’assurance
  • fournir des produits d’assurance
  • évaluer et faire enquête sur un sinistre
  • assurer la défense des réclamations en justice présentées contre nos assurés
  • déceler, enquêter sur et prévenir les activités illégales, y compris la fraude et le blanchiment d’argent
  • répondre aux exigences réglementaires et légales (y compris à l’extérieur du Canada), telles que celles portant sur la lutte contre le blanchiment d’argent, les sanctions et la lutte contre le terrorisme, et respecter l’ensemble de nos politiques et procédures internes
  • fournir de l’information à propos des améliorations apportées à nos garanties et des produits et services supplémentaires
  • assurer la gestion et la sécurité de notre environnement informatique et de nos activités commerciales
  • réaliser d’autres objectifs commerciaux légitimes, notamment effectuer des recherches et des analyses, y compris l’analyse de notre clientèle et de nos courtiers, l’analyse des sinistres, la mise au point de nouveaux produits, l’amélioration de nos services et la planification et l’exécution de transactions commerciales (p. ex., coentreprises et ventes commerciales)

Liberty peut aussi utiliser, traiter ou communiquer des renseignements personnels afin d’offrir d’autres produits et services qu’elle ou une société affiliée propose. Si, en tant que particulier, vous préférez que vos renseignements personnels ne soient pas utilisés à de telles fins, veuillez communiquer avec Liberty, par courriel à privacycanada@libertymutual.com ou par téléphone en composant le 1-800-461-5079.

Intégrité des renseignements personnels

Liberty a instauré des mesures de sécurité afin de protéger l’intégrité des renseignements personnels, ainsi que la sécurité physique des documents papier et des données électroniques en sa possession. Liberty permet l’accès uniquement à ceux qui en ont légitimement besoin pour réaliser une fin autorisée. Liberty prend aussi des mesures raisonnables afin de conserver l’exactitude de tout renseignement personnel qu’elle recueille, utilise ou communique. Liberty se fie également sur ses titulaires de contrat d’assurance et ses fournisseurs pour lui fournir tout renseignement pertinent et l’aviser de toute modification pouvant y être apportée.

Liberty conservera les renseignements le temps nécessaire à l’atteinte des fins énoncées dans la présente politique de protection des renseignements personnels, à moins qu’une période de conservation plus longue soit exigée ou qu’elle soit autorisée par la loi applicable.

Consentement quant à la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels

Liberty recueille des renseignements personnels principalement par l’entremise de fournisseurs de services externes, tels que des courtiers d’assurance, des experts en sinistre, des enquêteurs indépendants ainsi que d’autres tiers, qui ont chacun la responsabilité d’obtenir le consentement approprié pour la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels.

Le consentement obtenu peut être explicite ou implicite. Un consentement explicite est obtenu soit par écrit soit verbalement. Un consentement implicite est donné lorsque la fin pour laquelle le renseignement personnel est recueilli est évidente par la nature même de l’opération envisagée. Toutefois, la collecte de renseignements personnels confidentiels qui est requise et qui s’effectue dans le cadre de services d’assurance est invariablement soumise à un consentement explicite.

Le consentement donné pour la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels peut être révoqué par l’entremise d’un avis écrit à cet effet envoyé à notre responsable de la protection des renseignements personnels. Alors que vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels à des fins de marketing, veuillez noter que la révocation intégrale de votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels pourrait toutefois nous empêcher de continuer à vous fournir des services en matière d’assurance.

Communication de renseignements personnels

En vue de soutenir la fourniture de produits et la prestation de services d’assurance, Liberty pourrait communiquer des renseignements personnels aux personnes suivantes :

  • Sociétés affiliées : Les sociétés affiliées à Liberty pourraient avoir accès aux renseignements personnels et les utiliser dans le cadre de la conduite de nos activités.
  • Fournisseurs de services : Les tiers fournisseurs de services externes et les sociétés affiliées à Liberty agissant comme fournisseurs de services (comptables, auditeurs, avocats et autres conseillers professionnels externes), les fournisseurs de services de centre d’appel, les fournisseurs de produits et de services informatiques (systèmes, gestion, soutien, sécurité et infonuagique), les fournisseurs de services de recherche et d’analyse, les enquêteurs de sinistres, les experts en sinistres et autres tiers fournisseurs de services semblables qui utilisent les renseignements pour le compte de Liberty dans le cadre de leurs activités professionnelles.
  • Autres tiers : Des renseignements personnels pourraient être communiqués à une contrepartie à une opération et à ses conseillers professionnels advenant une réorganisation, une fusion, une vente, une coentreprise, une cession, un transfert ou une autre disposition sur l’ensemble ou une partie de nos activités, de nos actifs ou de nos actions (y compris dans le cadre d’une faillite ou d’une autre procédure similaire), ou pourraient être communiqués à des sociétés de réassurance.
  • Tel que Liberty l’estime nécessaire ou approprié : Des renseignements personnels pourraient devoir être communiqués pour se conformer à un processus juridique, répondre aux demandes d’une autorité publique ou gouvernementale (y compris étrangère), détecter et prévenir la fraude, recouvrer une créance qui nous est due, enquêter sur la violation d’un contrat, d’une loi du Canada, d’une province ou d’un territoire étranger, ou pour toute autre fin autorisée par les lois en vigueur.

Ces personnes morales ne pourront toutefois utiliser vos renseignements personnels qu’aux fins auxquelles vous avez consenti ou aux fins autorisées sans votre consentement en vertu des lois applicables. Dans tous les cas, lesdites personnes morales sont tenues de protéger le caractère confidentiel des renseignements qui leur ont été confiés.

Transmission de renseignements personnels à l’extérieur du Canada

Vos renseignements personnels pourraient être transmis et traités dans des locaux situés à l’extérieur du Canada et les renseignements personnels provenant de la province de Québec pourraient être transmis à l’extérieur de cette province.

Actuellement, Liberty partage des renseignements avec certaines organisations ou sociétés affiliées et non associées ou non affiliées, y compris des fournisseurs de services, pour le traitement des renseignements aux fins décrites dans la présente politique de protection des renseignements personnels. Lorsque de telles entités se trouvent à l’extérieur du Canada (aux États-Unis d’Amérique, par exemple), vos renseignements sont soumis aux lois du pays où elles sont établies. Vos renseignements sont alors susceptibles d’être consultés par les autorités chargées de l’application de la loi et de la sécurité nationale sur place.

Nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour que vos renseignements personnels soient traités en toute sécurité et conformément à la présente politique de protection des renseignements personnels.

Pour en savoir davantage sur notre recours à des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec nous par courriel à privacycanada@libertymutual.com.

Exactitude et accès

Liberty ne conserve les renseignements personnels que pendant la période nécessaire ou jugée pertinente selon les fins établies ou pour une période de conservation plus longue selon les exigences de la loi.

Tout individu a le droit de demander l’accès, l’examen et, le cas échéant, la correction des renseignements personnels que nous détenons à son sujet. Ce droit d’accès n’est cependant pas absolu et la loi prévoit quelques exceptions. Par exemple, si les renseignements qui font l’objet de la demande sont protégés par le privilège juridique ou sont des renseignements commerciaux de nature confidentielle, la demande pourrait être refusée.

Une demande d’accès doit être acheminée par écrit aux coordonnées ci-dessous et doit comprendre une preuve d’identité satisfaisante ainsi qu’une preuve soutenant le droit d’accès. Des frais peuvent être imputés pour le traitement d’une telle demande.

Pour nous joindre

Tout individu désirant obtenir des précisions sur la collecte des renseignements personnels qui le concernent, ou sur leur utilisation ou communication, ou pour en savoir davantage sur les pratiques de Liberty en matière de renseignements personnels, peut en faire la demande par écrit aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Assurance Liberty Mutual Canada
181, rue Bay, bureau 900
Toronto, Ontario  M5J 2T3
privacycanada@libertymutual.com

Le présent document peut être modifié de temps à autre. Vous pouvez en tout temps obtenir une copie à jour de ce document en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels de Liberty ou en visitant notre site Web au www.libertymutualcanada.com.